Giảm overbooking bằng Channel Manager

Trong lĩnh vực kinh doanh lưu trú, đặc biệt là khách sạn, villa, homestay… việc xảy ra tình trạng overbooking (đặt phòng vượt quá số lượng phòng thực có) không chỉ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến trải nghiệm của khách hàng mà còn là “vết xước” trong danh tiếng của thương hiệu. Thực tế cho thấy, overbooking vẫn là nỗi lo thường trực với nhiều chủ khách sạn, đặc biệt khi vận hành trên nhiều kênh OTA như Booking.com, Agoda, Traveloka,...

Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể giảm overbooking bằng Channel Manager – một công cụ thông minh giúp quản lý đồng bộ dữ liệu phòng ở mọi kênh bán phòng trong thời gian thực.

Giảm overbooking bằng Channel Manager

Nguyên nhân gây Overbooking và hậu quả

Overbooking là khái niệm dùng để chỉ trường hợp một khách sạn chấp nhận số lượng đặt phòng vượt quá số phòng thực tế mà họ đang có. Đây là một vấn đề nghiêm trọng trong ngành khách sạn và thường xảy ra khi các quy trình vận hành còn thủ công, thiếu tính liên kết hoặc chưa có sự hỗ trợ từ các phần mềm quản lý khách sạn chuyên dụng.

Nguyên nhân phổ biến gây overbooking:

• Việc nhập số lượng phòng còn trống được thực hiện thủ công trên từng nền tảng OTA (Online Travel Agency), dễ dẫn đến sai sót do con người.

• Tình trạng phòng không được cập nhật kịp thời ngay sau khi có đơn đặt phòng mới. Điều này khiến hệ thống vẫn hiển thị phòng còn trống dù thực tế đã hết.

• Khách sạn không sử dụng hệ thống tự động khóa phòng khi gần hết công suất, dẫn đến việc vẫn tiếp tục nhận đặt phòng dù không còn chỗ.

• Thiếu phần mềm kết nối và đồng bộ thông tin giữa các nền tảng bán phòng khác nhau, khiến dữ liệu không được cập nhật đồng nhất.

Hậu quả của overbooking:

• Khách hàng đến nơi nhưng không có phòng, tạo ra trải nghiệm cực kỳ tiêu cực. Điều này thường dẫn đến các đánh giá xấu như một sao trên các nền tảng đánh giá dịch vụ.

• Khách sạn phải gánh chịu chi phí phát sinh để bồi thường hoặc chuyển khách sang nơi khác, làm ảnh hưởng đến lợi nhuận.

• Mối quan hệ giữa khách sạn và các OTA bị ảnh hưởng. Trong nhiều trường hợp, khách sạn có thể bị giảm thứ hạng hiển thị hoặc thậm chí bị khóa tài khoản trên các kênh bán phòng.

• Uy tín thương hiệu bị tổn hại, khiến khách hàng không muốn quay lại và làm giảm khả năng thu hút khách trong tương lai.

Cách giảm overbooking bằng Channel Manager

Channel Manager là một phần mềm trung gian giúp kết nối hệ thống quản lý phòng của khách sạn (thường được gọi là PMS – Property Management System) với tất cả các kênh OTA như Booking.com, Agoda, Expedia, Traveloka và nhiều nền tảng khác. Thay vì phải quản lý từng kênh riêng biệt, Channel Manager cho phép khách sạn điều hành toàn bộ hoạt động phân phối phòng từ một giao diện duy nhất.

Cách giảm overbooking bằng Channel Manager

Tối ưu vận hành khách sạn bằng PMS không chỉ giúp tiết kiệm chi phí nhân sự mà còn loại bỏ hoàn toàn lỗi con người trong cập nhật dữ liệu phòng trên nhiều OTA.

Lợi ích cốt lõi của Channel Manager:

• Tự động đồng bộ hóa dữ liệu phòng trên tất cả các kênh bán phòng trong thời gian thực. Điều này giúp loại bỏ tình trạng trùng lịch hoặc bán quá số lượng phòng thực tế.

• Cho phép cập nhật giá bán, chương trình khuyến mãi và chính sách linh hoạt trên nhiều nền tảng cùng lúc. Nhờ vậy, nhân viên không cần phải lặp lại thao tác nhiều lần, tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành.

• Giảm thiểu sự phụ thuộc vào thao tác thủ công, từ đó hạn chế tối đa những lỗi nhập liệu có thể dẫn đến overbooking.

• Nhận và xử lý các đơn đặt phòng từ hàng chục kênh bán phòng chỉ từ một nơi duy nhất. Điều này không chỉ nâng cao năng suất mà còn giúp khách sạn kiểm soát tốt hơn nguồn doanh thu đến từ các kênh khác nhau.

Lí do Channel Manager giúp giảm overbooking hiệu quả

Đồng bộ theo thời gian thực

Khi khách đặt phòng trên Booking.com, Channel Manager sẽ ngay lập tức cập nhật số phòng còn lại lên Agoda, Traveloka, Expedia… Điều này đảm bảo không bao giờ có chuyện hai khách đặt trùng một phòng, giúp bạn kiểm soát hoàn toàn công suất phòng.

Tự động hóa quy trình

Trong mô hình truyền thống, nhân viên phải cập nhật giá và số phòng thủ công trên từng OTA, việc này tốn thời gian và dễ nhầm lẫn. Với Channel Manager, mọi cập nhật được thực hiện tự động, chính xác và nhất quán trên mọi kênh.

Tự động hóa quy trình

Quản lý tất cả kênh OTA tại một nơi

Bạn không cần đăng nhập vào từng nền tảng. Chỉ với một giao diện duy nhất, bạn kiểm soát được tất cả kênh bán phòng, từ các nền tảng quốc tế đến nội địa. Điều này giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ phản ứng trước biến động thị trường.

Kết nối chặt chẽ với PMS và Booking Engine

Khi tích hợp với hệ thống quản lý phòng (PMS) và công cụ đặt phòng trực tiếp trên website (Booking Engine), bạn có một hệ sinh thái toàn diện. Mọi booking được ghi nhận đầy đủ, từ khách lẻ đến đặt nhóm, từ OTA đến website riêng.

Hệ thống cảnh báo thông minh và khóa phòng tự động

Một số Channel Manager hiện đại được tích hợp tính năng cảnh báo nếu gần hết phòng hoặc phát hiện nguy cơ trùng booking. Tính năng khóa phòng tự động ngay khi đạt ngưỡng giúp bảo vệ bạn khỏi rủi ro mất uy tín với khách hàng và OTA.

Ai nên sử dụng Channel Manager

• Chủ khách sạn đang mở bán phòng trên nhiều OTA.

• Chuỗi khách sạn muốn kiểm soát hệ thống đặt phòng dễ dàng.

• Homestay, villa, resort cần đồng bộ phòng để tránh trùng lịch.

• Doanh nghiệp du lịch muốn tự động hóa quy trình quản lý lưu trú.

• Nhà đầu tư bất động sản nghỉ dưỡng cần quản lý đơn giản, hiệu quả.

Trong thời đại công nghệ số, giảm overbooking bằng Channel Manager là giải pháp thông minh và hiệu quả nhất để tối ưu vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng doanh thu một cách bền vững. Đừng để những sai sót trong quản lý làm ảnh hưởng đến cả một thương hiệu.

Giải pháp Channel Manager tốt nhất nên đi kèm với hệ thống PMS hiện đại để bạn không còn phải lo về việc thiếu đồng bộ, lỗi dữ liệu hay mất khách vì overbooking.

Hãy chủ động chuyển đổi sang mô hình quản lý tập trung, đồng bộ và tự động hóa ngay hôm nay để biến khách sạn của bạn thành cỗ máy vận hành trơn tru và sinh lời tối đa.

Bạn muốn tích hợp Channel Manager chuyên nghiệp, dễ dùng, kết nối được với PMS, Booking Engine và cả website đặt phòng riêng?
Hãy khám phá bộ giải pháp toàn diện gồm: Phần Mềm Quản lý Khách Sạn, Booking Engine, Channel Manager, Thiết Kế Trang Web đến từ thương hiệu Guestdiary.vn – lựa chọn tin cậy của hàng trăm khách sạn tại Việt Nam.

Liên hệ:
Đăng ký trải nghiệm: TẠI ĐÂY : https://guestdiary.vn/dang-ky-guestdiary

Chat with us: OA ZALO : https://zalo.me/402202803970555201

Whatsapp: WHATSAPP : https://api.whatsapp.com/message/JNYWZIKVXHOQJ1?autoload=1&app_absent=0

GuestDiary Việt Nam

Hotline: +84 706 372 717

Phone: +84 28 77777 579

Lầu 1, Số 95 Nguyễn Công Trứ, Phường Phạm Thái Bình, Quận 1, Hồ Chí Minh

Web: www.guestdiary.vn - www.guestdiaryhotelpms.com

Accubook Ltd / GuestDiary.com

Phone: +353 (0)74 970 6666

Unit 12, Castle Centre, Bridge Street,

The Diamond, Donegal Town, Co Donegal, Ireland

Web: www.guestdiary.com