Ngày nay việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn đối với các cơ sở kinh doanh lưu trú đã trở nên khá phổ biến. Việc làm này giúp cho khách sạn tiết kiệm được thời gian quản lý, tiện lợi cũng như hạn chế những rủi ro với tình trạng over booking. Khi mà lượng khách du lịch đang tăng dần theo thời gian, hoạt động du lịch dần phục hồi nhưng thực tế rằng vẫn còn chưa ổn định, lượng khách thay đổi theo từng thời điểm. Vì lẽ đó, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn (PMS) theo tháng chính là phương thức hữu hiệu để các chủ doanh nghiệp cân bằng được thu chi, giúp ích cho việc sử dụng ngân sách một cách hiệu quả.

Với định hướng đẩy mạnh phát triển du lịch trở thành ngành kinh tế trọng điểm, triển vọng phát triển của ngành kinh doanh khách sạn ở Việt Nam sẽ vẫn khả quan trong dài hạn nhờ vào cơ sở hạ tầng tiếp tục được cải thiện, chính sách thị thực ưu đãi. Là một trong những quốc gia ứng phó thành công và hiệu quả nhất trong đại dịch. Điều này giúp Việt Nam xây dựng hình ảnh một điểm đến an toàn trên bản đồ du lịch thế giới, giúp thu hút du khách quốc tế đến Việt Nam sau khi dịch bệnh đã được kiểm soát.

Ý nghĩa của việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Sau khoảng thời gian dài chịu ảnh hưởng nặng nề từ đại dịch, giờ đây tình hình kinh tế, du lịch dần đi vào hoạt động bình thường trở lại. Vừa phấn khởi trước những tín hiệu đáng mừng nhưng thực tế khách sạn cũng gặp phải những vấn đề nan giải khi phải giải quyết 2 bài toán lớn: Vừa tối ưu chi phí khách sạn vừa thu hút được khách du lịch. Và việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn theo tháng là một trong những giải pháp hữu hiệu để giúp các cơ sở lưu trú giải quyết bài toán trên:

– Tiết kiệm thời gian, chi phí: Phần mềm tích hợp điện toán đám mây, vì vậy ngay từ đầu khách sạn đã không phải tốn nhiều chi phí lắp đặt, vận hành và bảo trì. Chỉ cần có kết nối internet, dù bạn ở bất cứ đâu, vào mọi thời điểm đều có thể truy cập phần mềm dễ dàng, trên mọi thiết bị cầm tay thông minh. Chỉ với một vài thao tác đơn giản, nhập dữ liệu vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động tính toán, lưu trữ và xuất thông tin theo yêu cầu của bạn. Từ đó tiết kiệm được thời gian, chí phí nhân sự quản lý theo cách thức truyền thống.

– Dễ dàng quản lý: Sự tiện lợi của việc sử dụng phần mềm khách sạn là bạn có thể dễ dàng quản lý tổng thể mọi hoạt động tại khách sạn từ xa mà không cần phải có mặt trực tiếp tại khách sạn. Từ các hoạt động của nhân viên như: lễ tân, buồng phòng hay doanh thu khách sạn, công suất phòng bạn đều có thể nắm bắt chính xác thông qua phần mềm quản lý khách sạn. Giờ đây bạn hoàn toàn có thể yên tâm bởi việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp bạn quản lý chuỗi khách sạn của mình từ xa, tích hợp trên điện thoại di động một cách tiện lợi.

– Giảm thiểu thất thoát: Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn tích hợp công nghệ điện toán đám mây sẽ giúp khách sạn của bạn giảm thiểu thất thoát đáng kể. Tất cả các thao tác check-in, check out, khách sạn chỉ cần nhập vào phần mềm để tạo khóa giúp khách sạn chống thất thoát doanh thu thay vì phải quản lý, tính toán thủ công.

– Tăng công suất bán phòng, tránh overbooking: Hệ thống quản lý kênh phân phối (CMS) được tích hợp cùng phần mềm sẽ giúp bạn đồng bộ bán phòng trên tất cả các kênh OTA cùng một lúc, tự động cập nhật phòng trống, sau đó đăng bán phòng trên tất cả các kênh với số phòng trống đã được cập nhật…Bạn sẽ không còn phải đăng nhập từng kênh OTA để đăng bán và đóng phòng từ bây giờ nữa.

Tối ưu chi phí, tăng hiệu quản quản lý khách sạn với hình thức sử dụng theo tháng.

Với những lợi ích mà phần mềm quản lý khách sạn mang lại, thì việc sử dụng PMS là một khoản đầu tư cần thiết giúp cho khách sạn hoạt động một cách chuyên nghiệp và hiệu quả. Tuy nhiên, với thực trạng du lịch chưa thật sự ổn định như hiện tại thì thay vì phải bỏ ra một số tiền khá lớn để duy trì hệ thống quản trị khách sạn như trước đây, chủ khách sạn có thể chi trả số tiền đó theo hàng tháng, giá trị vẫn không bị tăng lên so với tổng tiền mà chúng ta bỏ ra theo năm. Từ đó giúp khách sạn cân bằng chi phí cho các khoản chi tiêu, phân bổ, chia nhỏ số tiền theo hàng tháng sẽ là một phương án hữu hiệu giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát tình hình tài chính. Khách sạn chủ động vấn đề ngân sách, sẵn sàng nguồn vốn để có thể chi tiêu cho mục đích khác như truyền thông, marketing, đầu tư nhân sự cao cấp, cơ sở hạ tầng hay bất kỳ vấn đề gì cấp thiết khác phù hợp với nhu cầu khách sạn.

Từ những lợi ích trên, GuestDiary hy vọng các chủ khách sạn có thể áp dụng nhằm mục tiêu cân bằng thu chi trong thời điểm nhạy cảm này. Giảm thiểu chi phí không cần thiết, đồng thời cân bằng được vấn đề thu chi, chủ động kiểm soát tình hình tài chính theo từng tháng, giúp cho hoạt động kinh doanh khách sạn đạt được hiệu quả cao nhất.